E-mail. Пишемо правильно

Переваги електронних листів

Є безліч переваг: в першу чергу електронні листи економлять час і дають можливість неформального спілкування. Їх можна використовувати як усередині компанії, так і в якості ефективного та швидкого способу спілкування з людьми по всьому світу. Особливо цей спосіб зручний для коротких повідомлень, передачі інформації, для призначення / перенесення зустрічей, для складання запиту або відповіді на нього, для щоденної листування. Електронні листи можна отримати або відправити, навіть коли ви подорожуєте, при цьому залишаючись в курсі справ.

Недоліки

Недоліки електронних повідомлень включають в себе технічні проблеми, які можуть вплинути на затримку отримання листа або на неможливість його отримання. Бувають випадки, коли вкладення з яких-небудь причин не читаються. До нетехнічних недоліків можна також віднести, як це не парадоксально, те, що легкість відправки та отримання таких повідомлень може призвести до великої кількості так званих непотрібних листів, які витрачають ваш час даремно. Не варто використовувати імейли для передачі конфіденційної інформації, так як іноді електронні скриньки зламуються, приміром, і інформація може потрапити в недобросовісні руки.

Читаємо назви електронної адреси

Отже, а тепер давайте розберемося в тому, якими бувають електронні адреси. Звичайні електронні адреси виглядають так: dfranks@intchem.co.no, corneyg@kingsway.ac.uk. Перша частина електронної адреси (ми зараз говоримо про адреси ділових, чи не особистих) складається з прізвища та ініціалів людини, до якої ви звертаєтеся або назви відділу / підрозділу або, можливо, його скорочення. Друга частина, яка йде відразу за значком @ (at) — це назва ISP (провайдера інтернет-послуг), організації або, знову ж, скорочення цієї назви. Зазвичай остання частина адреси включає в себе суфікси назв доменів, в залежності від типу організації (наприклад, «. Co» для «company», «. Ac» («academic») для університету), а також назви країни, з якої відправлено повідомлення (наприклад, «. no» для Норвегії, «. uk» для Великобританії і т. д.). Ось кілька інших прикладів суфіксів назв доменів:

. Biz — бізнес.

. Gov — урядова організація.

. Org — некомерційна організація (наприклад, благодійна організація).

. Pro ​​- професія (наприклад, медицина, право).

Компонування і розташування

Нижче представлено звичайний лист. Під цифрою 1 показаний заголовок, що включає адресата і тему листа, під цифрою 2 показано тіло листа, під цифрою 3 — блок підпису.

email

Стиль

Email — більш-менш новий винахід, в порівнянні з традиційними засобами передачі інформації, і так як воно має на увазі швидке і в основному неформальне спілкування, ми часто задаємося питанням про стиль і правилах, які варто використовувати в діловому електронному повідомленні. Як правило, незважаючи на всю позірну неофіційність електронного листування, при складанні подібних листів слід керуватися загальноприйнятими нормами ділового листування. Ось основні рекомендації по стилю:

Зазвичай стиль написання електронних листів ділового змісту аналогічний стилю листів та факсів. Наприклад, можна використовувати такі вітання як Dear Mr. Cornby або Dear Tom, а в завершенні листи спожити Yours sincerely або Best wishes. Тим не менше, якщо ви добре знаєте адресата або якщо ви вже обмінялися кількома повідомленнями з одним конкретним людиною, можна опустити навмисну ​​формальність і використовувати більш неофіційні форми вітання (Hi John, Hi there) і завершення листи (Take care або Have a fab day! ).

Не плутайте ділові листи з листами особистими. У діловому листі застосовуються ті ж правила написання, що і в звичайному: пишіть чітко, лаконічно і ввічливо; думайте про адресата, про мету написання листа, ясності викладу, дохідливості і про тоні.

Використовуйте правильну граматику, пишіть без помилок і друкарських помилок, стежте за пунктуацією, як якщо б ви писали будь-яке інше діловий лист.

Не варто писати без потреби прописними буквами. Це може бути розцінено як еквівалент крику і, відповідно, призвести негативний ефект. Якщо ви хочете зробити особливий наголос на якомусь слові, відзначте слово зірочками з обох сторін, наприклад, * urgent *.

Намагайтеся, щоб ваш лист було коротким і по справі, так як люди отримують безліч електронних листів в день. Тому лаконічність має особливу важливість.

В цілому, в одному електронному листі постарайтеся обмежити себе одним питанням для обговорення. Це допоможе вам зберегти стислість повідомлення і дасть можливість одержувачу легше розібратися з відповіддю.

Перед відправкою повідомлення обов’язково перевірте його на наявність помилок.

Основні скорочення, використовувані в електронному листуванні або TLA

В англійській мові існує таке поняття як TLA або Three-Letter Acronym — трибуквених акронім абревіатура, прийнята в електронній пошті, чат-форумах і Skype. Для того, щоб зберегти стислість повідомлення і заощадити час, люди іноді використовують у листах ці скорочення, довжина яких іноді перевищує три букви.

Ось часто вживані TLA:

AFAIK (As Far As I Know) — наскільки мені відомо.

BFN (Bye For Now) — до зустрічі, поки.

BTW (By The Way) — до речі.

COB (Close Of Business) — закінчення робочого дня.

FYI (For Your Information) — до Вашого відома

JIT (Just In Time) — вчасно.

IOW (In Other Words) — іншими словами, інакше кажучи.

LT (Lead Time) — час виконання замовлення.

NRN (No Reply Necessary) — відповідь не потрібно.

OTOH (On The Other Hand) — з іншого боку.

WIP (Work In Process) — проект в стадії розробки.

Використовуйте такі скорочення дуже обережно, тільки коли ви вже встановили дружнє спілкування з одержувачем листа.

Emoticons або смайли

Emoticons (поєднання слів emotion (емоція) і icon (символ)) або, як ми звикли чути, смайли часто використовуються в неформальній листуванні. Вони висловлюють емоції, які неможливо виразити одними лише словами, наприклад:

:-) Посмішка.

:-( Насуплених.

  Підморгування.

В цілому, краще не використовувати смайли в ділових електронних повідомленнях, так як це може бути розцінено як непрофесіоналізм, особливо, якщо ви погано знайомі з одержувачем листи і не впевнені, що він зрозуміє вас правильно.

Отже, дерзайте! Про типи електронних листів, про підводні камені